HCL Domino Upgrade im verarbeitenden Gewerbe: Wie ein internationaler Mittelständler mit 670 Notes Usern seine Umgebung zukunftssicher machte

Projekthintergrund & Ausgangssituation

Für viele mittelständische Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe bleibt HCL Domino auch nach mehr als zwei Jahrzehnten ein unverzichtbares Fundament für Kommunikation und Prozessabbildung. So auch bei einem international tätigen Kunden, der seit rund 20 Jahren auf Domino/Notes setzt und dessen IT-Strategie bewusst auf Eigenbetrieb und individuelle Anpassbarkeit ausgerichtet ist.

Mit etwa 2.000 Beschäftigten, davon rund 670 Notes-Anwender in drei europäischen Ländern, nutzt der Kunde Domino in sehr unterschiedlichen Nutzungsszenarien: In den Produktionsbereichen werden Notes-Clients primär für interne Meldungen, Dokumentationen und Schichtübergaben eingesetzt. Büroarbeitsplätze – darunter Verwaltung, Buchhaltung, IT und Teile des Managements – arbeiten täglich mit Notes als E-Mail- und Workflow-Plattform. Der Vertrieb ist stark mobil unterwegs, ausgestattet mit Laptops und mobilen Endgeräten, sodass die Anbindung an Domino auch remote und mobil stabil und sicher funktionieren muss.

H2: Strategischer Vorteil: Eigenbetrieb statt Cloud

Gerade im Vergleich zu standardisierten Cloud-Diensten wie Microsoft 365 mit Office 365 zeigte eine interne Wirtschaftlichkeitsanalyse, dass die Gesamtkosten für Lizenzierung, Betrieb und Anpassung bei Domino deutlich günstiger ausfallen – insbesondere aufgrund der langjährig gewachsenen, unternehmenskritischen Applikationen, die auf der Domino-Plattform individuell entwickelt wurden.

Die firmeneigenen Anwendungen bilden Teile der Produktionsplanung, Qualitätssicherung und Berichtserstellung ab und lassen sich flexibel an sich ändernde Marktbedingungen anpassen. Ein externer Cloud-Betrieb mit Standardsoftware würde nicht nur Lizenz- und Abokosten stark erhöhen, sondern auch die Anpassungsgeschwindigkeit erheblich einschränken.

Erfolgreiche Historie mit der Bücker GmbH

Die Verbindung zwischen dem Kunden und der Bücker GmbH reicht bis in die frühen 2000er zurück. Als erfahrener HCL Domino Spezialist übernahm Bücker von Beginn an das Lizenzmanagement, kümmerte sich um Lizenzmodelle, Volumenanpassungen, Compliance-Themen und den direkten Draht zu HCL Software selbst.

Ein hohes Maß an Vertrauen hat sich im Laufe der Jahre insbesondere durch die enge Zusammenarbeit mit Herrn Dirk Krekeler, dem langjährigen Lizenzspezialisten der Bücker GmbH, aufgebaut. Immer wieder konnten auch kritische Engpässe oder Störungen durch gezielten 1st- und 2nd-Level-Support auf reiner Stundenbasis effizient gelöst werden.

Projektstart: HCL Domino Upgrade von Domino 12 auf Domino 14

Als der Versionswechsel auf HCL Domino 14 anstand, war schnell klar, dass die Bücker GmbH auch diesmal wieder der bevorzugte Umsetzungspartner sein würde. Die interne IT war durch parallele Projekte ausgelastet, interne Domino-Spezialisten standen nicht in ausreichender Kapazität zur Verfügung. Gleichzeitig sollte der Versionssprung nicht nur ein technisches Upgrade sein, sondern auch eine Gelegenheit bieten, Altlasten zu bereinigen und die gesamte Notes-Umgebung zukunftsfähig zu machen.

Die Migration wurde in drei Etappen geplant und durchgeführt – pro Länderstandort eine Migrationswelle. So konnte der laufende Betrieb in Produktion, Verwaltung und Vertrieb zu jedem Zeitpunkt aufrechterhalten werden, ohne unnötige Ausfallzeiten zu riskieren.

„Für uns war wichtig, dass wir einen Partner an unserer Seite haben, der Domino nicht nur installiert, sondern unsere gesamte Lizenzstrategie versteht. Die Bücker GmbH hat uns seit Jahren durch schwierige Supportfälle begleitet. Gerade bei einem so großen Rollout in mehreren Ländern war das Know-how Gold wert.“
— IT-Leiter, anonymisiert

Migration in drei Etappen – ohne Stillstand

Das eigentliche Upgrade-Projekt startete mit einer detaillierten Bestandsaufnahme aller Domino-Server, Notes-Clients, Zugriffsrechte und Applikationen an allen drei Länderstandorten. Ziel war es, nicht nur die technische Migration von Version 12 auf Version 14 reibungslos umzusetzen, sondern auch gleichzeitig organisatorische Altlasten zu bereinigen.

Die zentrale IT, der interne Admin und das Team der Bücker GmbH planten gemeinsam eine dreiwellige Migration. Jeder Standort erhielt eine individuelle Rollout-Phase, die jeweils nachts oder an produktionsarmen Wochenenden umgesetzt wurde. Damit konnte der Betrieb in Produktion und Verwaltung zu jedem Zeitpunkt weiterlaufen – ein entscheidender Faktor, gerade für Fertigungsbetriebe, in denen Stillstände oft hohe Folgekosten verursachen.

Hardware-Refresh und Datenbankbereinigung

Im Zuge der Migration wurde auch die physische Serverlandschaft modernisiert. Alte Hardware, die bereits nah an ihrer Belastungsgrenze arbeitete, wurde ersetzt. Gleichzeitig wurden über Jahre gewachsene Notes-Datenbanken geprüft, konsolidiert oder gelöscht, um redundante Datenbestände zu vermeiden.

Der Mehrwert für den Kunden liegt auf der Hand: Weniger unnötige Replikationen, geringere Speicher- und Backup-Kosten und eine performantere Plattform, die auch bei steigenden Nutzerzahlen skalierbar bleibt.

Vergleich: Eigenbetrieb Domino vs. Microsoft 365

Eine interne Gegenüberstellung der Lizenz- und Betriebskosten spielte ebenfalls eine zentrale Rolle bei der Entscheidung, Domino nicht abzulösen. Die folgende Tabelle zeigt vereinfacht, warum sich der Eigenbetrieb weiterhin lohnt:

Kriterium	Domino Eigenbetrieb	Microsoft 365 Cloud
Lizenzkosten pro User/Jahr	Stabil planbar, keine unerwarteten Abo-Kosten	Abhängigkeit von jährlichen Abokosten
Betriebskosten	Inhouse-Know-how, erprobte Admin-Prozesse	Abhängigkeit von externer Infrastruktur
Applikationsentwicklung	Schnell anpassbar, interne Entwickler	Standardisiert, Änderungen oft langwierig
Datenhoheit	Vollständig im Unternehmen bzw. im europäischen Rechenzentrum	Daten in global verteilten Cloud-Strukturen
Gesamtkosten 5 Jahre	Niedriger	Signifikant höher laut interner Kalkulation

Gerade die unternehmenskritischen Notes-Applikationen – von Produktionsmeldungen bis zu Vertriebsworkflows – lassen sich in Domino weiterhin schneller an Marktveränderungen anpassen, als es mit Standard-Cloud-Lösungen möglich wäre.

Warum das SLA der Bücker GmbH entscheidend ist

Ein Domino-Upgrade dieser Größe wäre kaum nachhaltig ohne klare Vereinbarungen für den laufenden Betrieb. Die Bücker GmbH unterstützt den Kunden daher mit einem maßgeschneiderten Service Level Agreement (SLA), das folgende Eckpunkte abdeckt:

• Reaktionszeiten je nach Schweregrad: 2 Stunden, 4 Stunden oder 6 Stunden
• 2nd-Level- und 3rd-Level-Support durch zertifizierte Domino-Administratoren
• Proaktives Monitoring aller Domino-Server
• Unterstützung bei Anpassungen und Applikationsentwicklung
• Direkter Draht zu HCL Software bei Lizenzfragen oder Sondergenehmigungen

Besonders wichtig für den Kunden: Der einzige interne Domino-Admin kann nun auch Urlaub nehmen oder bei Krankheit ausfallen, ohne dass die Notes-Umgebung unkontrolliert steht. Dieses „Sicherheitsnetz“ ist heute ein klarer Wettbewerbsvorteil.

Details zu unseren Service Level Agreements: Bücker GmbH Domino SLA-Support Levels erklärt

Lessons Learned und Blick in die Zukunft

Gerade im verarbeitenden Gewerbe zeigt dieser Anwendungsfall sehr deutlich, wie wichtig es ist, eine gewachsene Domino/Notes-Infrastruktur mit Blick auf Wirtschaftlichkeit, Sicherheit und Flexibilität regelmäßig zu modernisieren — anstatt sie vorschnell durch Standardlösungen abzulösen.

Für den Kunden war die enge Partnerschaft mit der Bücker GmbH entscheidend: Neben dem technischen Know-how im Bereich Upgrade, Serverbetrieb und Lizenzierung konnte die Bücker GmbH auch ihre langjährige Erfahrung in der individuellen Applikationsentwicklung und im Domino-Support einbringen. Dies gibt dem Unternehmen die Sicherheit, auch künftig schnell auf Marktveränderungen reagieren zu können, ohne auf externe Entwickler oder Cloud-Workarounds angewiesen zu sein.

Wichtige Erfolgsfaktoren auf einen Blick

Für Unternehmen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen, lassen sich aus diesem Projekt einige Schlüsselpunkte ableiten:

• Gründliche Bestandsaufnahme: Vor einem Versionswechsel sollten alle Server, Clients und Applikationen sauber dokumentiert und Altlasten identifiziert werden.
• Schrittweise Migration: Gerade bei verteilten Strukturen empfiehlt sich eine Etappenstrategie, um Ausfallzeiten zu vermeiden.
• Hardware & Applikationen modernisieren: Ein Upgrade ist der ideale Moment, um Serverlandschaften zu aktualisieren und Datenbanken zu konsolidieren.
• Lizenzoptimierung frühzeitig klären: Ein klarer Blick auf die Lizenzmodelle und eine saubere Abstimmung mit HCL Software sichern Kostenkontrolle.
• SLA als Sicherheitsnetz: Ein verlässliches Service Level Agreement mit festen Reaktionszeiten schützt den Betrieb, wenn interne Ressourcen fehlen.

Warum Bücker GmbH der richtige Partner bleibt

Die Zusammenarbeit mit der Bücker GmbH reicht bei diesem Kunden über zwei Jahrzehnte zurück. Dieses Vertrauen beruht auf einer klaren Spezialisierung: Seit 1998 ist die Bücker GmbH als einer der letzten echten HCL Notes & Domino Spezialisten am deutschen Markt aktiv. Mit zertifizierten Domino-Administratoren, eigenem Developer-Team, direktem Draht zu HCL Software als HCL Gold Reseller und mehrfacher Lotus Award Finalist ist Bücker kein Generalist, sondern gezielt auf die Domino-Welt fokussiert.

Das macht den Unterschied – gerade heute, wo erfahrene Notes-Spezialisten immer seltener werden. Für mittelständische Unternehmen bedeutet diese Spezialisierung: Langfristige Betriebssicherheit, kalkulierbare Kosten und ein verlässlicher Ansprechpartner, auch wenn interne Domino-Admins ausscheiden oder fehlen.

Stabilität, Flexibilität und Sicherheit

Für das Unternehmen im verarbeitenden Gewerbe hat sich der Weg klar ausgezahlt: Die Notes-Umgebung wurde technisch und organisatorisch fit für die nächsten Jahre gemacht. Der Betrieb läuft stabil, Lizenz- und Wartungskosten bleiben planbar, sensible Daten und individuelle Applikationen bleiben in Eigenregie kontrollierbar.

Dank des SLA mit festen Reaktionszeiten kann der interne IT-Bereich sich wieder stärker auf strategische Themen konzentrieren – ohne die permanente Sorge, dass ein Ausfall der Domino-Umgebung die Abläufe im Vertrieb, in der Produktion oder in der Verwaltung gefährdet.